Hiiden alueen Klubitalot ry,

Lohjan Klubitalo

Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Hiiden

alueen Klubitalot ry, Lohjan Klubitalo

Kivenkatu 8,

08200 Lohja

klubitalo@lohjanklubitalo.fi

p. 0400 274683

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Mette Aatinen,

Klubitalon johtaja

mette.aatinen@lohjanklubitalo.fi

p. 0400 274683


3. Rekisterin nimi

Yhteisrekisteri:

Hiiden alueen Klubitalot ry:n ja Lohjan Klubitalon jäsenrekisteri


4. RekisteröidytHiiden

alueen Klubitalot ry:n jäsenrekisteri sisältää tiedot yhdistyksen jäsenistä ja
kannatusjäsenistä sekä yhteisöjäsenistä.

Lohjan

Klubitalon jäsenrekisteri sisältää tiedot klubitalon jäsenistä.


5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn

perusteet ja käyttötarkoitus

Hiiden alueen Klubitalot ry:n jäsenrekisteri perustuu yhdistyslain 11 §:n velvoitteeseen, jonka mukaan jäsenluetteloon on merkittävä jäsenen täydellinen nimi ja

kotipaikka. Tietojen käyttötarkoitus: nimi ja osoitetiedot tarvitaan kevät- ja
syyskokouskutsujen lähettämistä varten.
Lakiin perustuva velvoite on myös kirjanpitolain mukainen henkilötietojen käsittely laskutusasioissa sekä matka- ja
kulukorvausasioissa.

Lohjan Klubitalon jäsenrekisteri perustuu sopimukseen, jonka jäsen tekee liittyessään

klubitalon jäseneksi. Tietojen käyttötarkoitus: nimi, syntymäaika ja kotikunta
tarvitaan kuntien laskutusta varten ja rahoittajalle annettavia tilastoja
varten. Puhelinnumero tarvitaan yhteydenpitoa varten, mikäli jäsen antaa siihen
luvan. Osoitetietoja käytetään, jos jäsenille postitetaan esim. yhteisön oma
lehti. Rekisteröityjen terveydentilan tai muiden arkaluontoisten tietojen
kerääminen ja muu käsittely tehdään ainoastaan rekisteröityjen suostumuksella
erikseen määriteltyä tarkoitusta varten. Myös otettujen valokuvien
julkaiseminen tehdään vain rekisteröityjen suostumuksella.


6. Käsiteltävät henkilötiedot

Hiiden alueen Klubitalot ry:n jäsenrekisteriin on tallennettu jäsenen nimi ja osoite. Lohjan Klubitalon jäsenrekisteriin on tallennettu vähintään jäsenen nimi ja kotikunta

sekä syntymäaika. Henkilötunnuksia ei tallenneta. Jos jäsen haluaa
yhteydenpitoa, rekisteriin on tallennettu myös puhelinnumero tai osoite.
Lisäksi rekisteriin tallennetaan lupa tai kielto julkaista kuvia ja jäsenen
suostumuksella turvallisuuteen vaikuttavia terveystietoja, jotka liittyvät
esim. vakaviin allergioihin tai sairauskohtauksen riskeihin. Muita
terveydentilaa koskevia tietoja ei tallenneta.

Klubitalon jäsenten osallistumistietoja tallennetaan etunimillä päivittäin

kävijälomakkeisiin ja ruokailijalomakkeisiin. Nämä lomakkeet säilytetään
kirjanpitolain mukaisesti kuusi vuotta, koska tietoja on käytetty
laskutuksessa. Lomakkeet säilytetään lukitussa arkistossa.


7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään vain rekisteröidyiltä itseltään.

8. Tietojen luovutus ja siirtäminen

Tilastoinnissa luovutetaan ikäryhmätietoja rahoittajille, mutta ei yksittäisen jäsenen

tietoja. (Esim. STEAn vuosiraportissa voidaan ilmoittaa, montako
18-30-vuotiasta jäsentä klubitalolla on, mutta ei sitä, ketä he ovat.)
Tutkimuskäyttöön tietoja voidaan luovuttaa vain rekisteröityjen suostumuksella.
Turvallisuudesta vastaaville viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus
saada tietoja (poliisi, pelastuslaitos), voidaan antaa tietoja, jos jäsenen tai
klubitalon turvallisuus sitä edellyttää. Tietoja ei siirretä EU/ETA-maiden
ulkopuolelle.

Laskutuksen yhteydessä maksajakunnille ilmoitetaan jäsenen nimi, kotikunta ja syntymäaika.

9. Tietojen suojaus

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja käsiteltävät tiedot suojataan

asianmukaisesti. Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja käsitellään
luottamuksellisesti, ja kaikkia henkilötietojen käsittelijöitä sitoo
salassapitovelvollisuus. Hiiden alueen Klubitalot ry:n jäsenluettelo
säilytetään kansiossa lukitussa kaapissa Lohjan Klubitalolla. Lohjan Klubitalon
jäsenestä kirjoitettu jäsenlomake ja jäsenluettelo säilytetään samassa
paikassa. Klubitalon jäsenten osoitetarrat säilytetään kahdella tietokoneella
salasanalla suojatussa tiedostossa. Klubitalon jäsenten puhelinnumerot
säilytetään paitsi jäsenluettelossa, myös klubitalon puhelimessa. Näihin
tietoihin on pääsy vain klubitalon palkatulla henkilökunnalla.


10. Tietojen käsittelyn kesto

Tiedot säilytetään jäsenyyden ajan. Kun jäsen eroaa yhdistyksestä tai klubitalon jäsenyydestä, hänen tietonsa hävitetään. Nimi poistetaan jäsenluettelosta ja jäsenlomake hävitetään silppurilla. Laskutukseen liittyviä tietoja säilytetään

kirjanpitolain edellyttämät kuusi vuotta.


11. Tietojen käsittelijät

Tietoja eivät käsittele muut kuin rekisterinpitäjän palkatut työntekijät.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Tietojen käsittely ei sisällä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

13. Rekisteröityjen oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva:

Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa
rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee
virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai
täydentämään tiedot oikeiksi.

Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa
henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että
henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista
oikeutta.

Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan
rekisteriin tallennettuja tietoja.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus
rajoittaa
tietojen käsittelyä.

Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan
järjestelmästä toiseen.

Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus
tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen
käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.


Rekisterinpitäjä
voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä
ainoastaan laissa säädetyin perustein. Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu
rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus
tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että
kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia
saadaan ratkaistuksi.


14. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää sähköpostilla,

puhelimitse tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle
yhteyshenkilölle. Voimme luovuttaa rekisteristä henkilötietoja ainoastaan
rekisteröidyille, joiden henkilöllisyydestä voimme varmistua.


15. Muutokset tietosuojaselosteessa

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen

päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös
muulla tavoin, kuten laittamalla sivuillemme tai facebook-ryhmäämme asiasta
ilmoituksen.

Päivitetty 26.9.2019


Henkilöstörekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Hiiden alueen Klubitalot ry

Kivenkatu 8, 08150 Lohja
p. 0400 274683
klubitalo@lohjanklubitalo.fi


2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Mette Aatinen

p. 0400 274683
mette.aatinen@lohjanklubitalo.fi


3. Rekisterin nimi

Hiiden alueen Klubitalot ry:n henkilöstörekisteri

4. Rekisteröidyt

Rekisteröityjä ovat sellaiset henkilöt, joilla on Hiiden alueen Klubitalot

ry:hyn asiallinen yhteys työntekijänä (tai entisenä), harjoittelijana tai
toimeksiannosta työtä tekevänä tai muussa vastaavassa asemassa olevia
henkilöitä.


5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus

Rekisteröityjen henkilötietojen, mukaan lukien terveystietojen, käsittely

perustuu lainsäädännöllisten velvoitteidemme täyttämiseen työnantajana sekä
työntekijän ja työnantajan välisen palvelussuhdetta koskevan sopimuksen
täytäntöönpanoon (esim. työsopimus).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työntekijöiden henkilö- ja

muiden työsuhdetietojen ajantasainen hallinta oikeuksiemme ja velvoitteidemme
hoitamiseksi työnantajana. Henkilötietojen käsittelyn seurauksena voimme
ylläpitää työsuhteita ja muita vastaavia suhteita, eikä henkilötietojen
käsittelyllä ole rekisteröityihin muita vaikutuksia.

Henkilötunnuksen käsittely perustuu työ- ja palvelussuhteisiin liittyvien

velvollisuuksien ja etuuksien hoitamiseen. Ammattiliittoon kuulumista koskevan
tiedon käsittelyperuste on työehtosopimuksen mukainen työntekijän valtuutus tai
nimenomainen suostumus vähentää ammattiliiton jäsenmaksu työntekijän palkasta.


6. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme rekisteröidyistä seuraavia tietoja:

työntekijän nimi ja henkilötunnustyöntekijän yhteystiedot: puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoitekuvat työntekijästätyösuhteeseen ja -sopimukseen liittyvät tiedottyövuorotiedotpalkan ja palkkioiden maksuun liittyvät tiedotkokemus- ja koulutustiedottyöntekijästä työntekijän omalla suostumuksella tehdyt mahdolliset
soveltuvuusarviottyöntekijän ilmoittamat ammattiliiton jäsenyystiedot (jäsenmaksut), jatyöntekijän sairauspoissaolotiedot (lääkärintodistukset)

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään suoraan rekisteröidyiltä itseltään, työterveyshuollosta ja

soveltuvuusarvioiden tekijöiltä.


8. Tietojen luovutus ja siirtäminen

Luovutamme tarvittavat tiedot lakisääteistä työterveyshuoltoa varten Mehiläinen

Oy:lle. Lisäksi luovutamme tietoja lakisääteisten työnantajavelvoitteiden
hoitamiseksi eri viranomaisille. Muissa tapauksissa voimme luovuttaa tietoja
kolmansille osapuolille vain, jos rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa
tai sitä erikseen pyytää.

Tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle.

9. Tietojen suojaus

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja käsiteltävät tiedot

suojataan asianmukaisesti. Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja ja
muita henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti, ja kaikkia
henkilötietojen käsittelijöitä sitoo salassapitovelvollisuus.

Käytämme seuraavia suojatoimia henkilötietojen käsittelyn turvallisuuden

varmistamiseksi:

Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin
pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta
määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät ja työnantajan edustajat sekä
sopimuksella valtuutetut henkilötietojen käsittelijät.Henkilötietojen käsittelyyn oikeutettu henkilökunta on ohjeistettu
toimimaan oikein tietosuoja-asioissa.Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa kaapeissa suojattuna kaikenlaiselta tuhoutumiselta.Digitaalisesta aineistosta otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.

10. Tietojen käsittelyn kesto

Pääasiassa rekisteröityjen tietoja säilytetään työsuhteen ajan ja

työsuhteen päättymisestä vielä kaksi vuotta eteenpäin (irtisanomisiin ja
työsuhteeseen liittyvien epäselvyyksien kanneaika).

Työtodistuksia, työsuhteen päättymistietoja ja työsopimuksia säilytetään 10

vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen, jolloin työntekijällä on lakiperustainen
oikeus vaatia työnantajalta työtodistusta.

Ennakkoperintälain mukaisesti palkkakirjanpito säilytetään 10 vuotta

tilikauden päättymisestä noudattaen muuten mitä kirjanpitolaissa säädetään
kirjanpitoaineiston säilytysajasta. Lääkärintodistusten ja terveystietojen
säilyttämisaika on enintään kaksi vuotta tietosuojavaltuutetun ohjeen mukaan.
Ennakkoperintälain mukaisesti palkkakirjanpitoon sisältyvät poissaolotiedot
säilytetään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Kirjanpitoaineisto säilytetään
lukitussa arkistossa.


11. Tietojen käsittelijät

Tietojen käsittelijöitä ovat Hiiden alueen Klubitalot ry:n henkilöstö- ja

taloushallinnosta, tietosuojasta, esimiestyöstä sekä muiden
työnantajavelvoitteiden hoitamisesta vastaavat henkilöt. Henkilötietojen
käsittelijöitä ovat myös Hiiden alueen Klubitalot ry:n palkanlaskennasta ja
taloushallinnosta vastaava Tilitoimisto Memeri Oy.

Saatamme lisäksi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain jollekin

muulle kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että
henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja
määräystemme mukaisesti sekä muutoin asianmukaisesti.


12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietojen käsittely ei sisällä profilointia tai automaattista

päätöksentekoa.


13. Rekisteröityjen oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva

Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut
henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi
rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä,
mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty
lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja
tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.

Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos
rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa
olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa
koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Mikäli rekisterinpitäjä
ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus
tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että
kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia
saadaan ratkaistuksi.



14. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta ja rekisteriä koskevat yhteydenotot ja tietopyynnöt

tulee esittää henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
Voimme luovuttaa rekisteristä henkilötietoja ainoastaan rekisteröidyille,
joiden henkilöllisyydestä voimme varmistua.



15. Muutokset
tietosuojaselosteessa

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen

päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös
muulla tavoin, kuten laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen.

Päivitetty 26.9.2019