Hiiden alueen Klubitalot ry,
Lohjan Klubitalo
Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä
Hiiden alueen Klubitalot ry, Lohjan Klubitalo
Kivenkatu 8,
08200 Lohja
klubitalo@lohjanklubitalo.fi
p. 0400 274683

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Mette Aatinen,
Klubitalon johtaja
mette.aatinen@lohjanklubitalo.fi
p. 0400 274683

3. Rekisterin nimi
Yhteisrekisteri:
Hiiden alueen Klubitalot ry:n ja Lohjan Klubitalon jäsenrekisteri

4. Rekisteröidyt
Hiiden alueen Klubitalot ry:n jäsenrekisteri sisältää tiedot yhdistyksen jäsenistä ja kannatusjäsenistä sekä yhteisöjäsenistä.
Lohjan Klubitalon jäsenrekisteri sisältää tiedot klubitalon jäsenistä.

5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn
perusteet ja käyttötarkoitus
Hiiden alueen Klubitalot ry:n jäsenrekisteri perustuu yhdistyslain 11 §:n velvoitteeseen, jonka mukaan jäsenluetteloon on merkittävä jäsenen täydellinen nimi ja
kotipaikka. Tietojen käyttötarkoitus: nimi ja osoitetiedot tarvitaan kevät- ja syyskokouskutsujen lähettämistä varten. Lakiin perustuva velvoite on myös kirjanpitolain mukainen henkilötietojen käsittely laskutusasioissa sekä matka- ja kulukorvausasioissa.
Lohjan Klubitalon jäsenrekisteri perustuu sopimukseen, jonka jäsen tekee liittyessään
klubitalon jäseneksi. Tietojen käyttötarkoitus: nimi, syntymäaika ja kotikunta tarvitaan kuntien laskutusta varten ja rahoittajalle annettavia tilastoja varten. Puhelinnumero tarvitaan yhteydenpitoa varten, mikäli jäsen antaa siihen luvan. Osoitetietoja käytetään, jos jäsenille postitetaan esim. yhteisön oma lehti. Rekisteröityjen terveydentilan tai muiden arkaluontoisten tietojen kerääminen ja muu käsittely tehdään ainoastaan rekisteröityjen suostumuksella erikseen määriteltyä tarkoitusta varten. Myös otettujen valokuvien julkaiseminen tehdään vain rekisteröityjen suostumuksella.

6. Käsiteltävät henkilötiedot
Hiiden alueen Klubitalot ry:n jäsenrekisteriin on tallennettu jäsenen nimi ja osoite. Lohjan Klubitalon jäsenrekisteriin on tallennettu vähintään jäsenen nimi ja kotikunta
sekä syntymäaika. Henkilötunnuksia ei tallenneta. Jos jäsen haluaa yhteydenpitoa, rekisteriin on tallennettu myös puhelinnumero tai osoite. Lisäksi rekisteriin tallennetaan lupa tai kielto julkaista kuvia ja jäsenen suostumuksella turvallisuuteen vaikuttavia terveystietoja, jotka liittyvät esim. vakaviin allergioihin tai sairauskohtauksen riskeihin. Muita terveydentilaa koskevia tietoja ei tallenneta.
Klubitalon jäsenten osallistumistietoja tallennetaan etunimillä päivittäin
kävijälomakkeisiin ja ruokailijalomakkeisiin. Nämä lomakkeet säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuusi vuotta, koska tietoja on käytetty laskutuksessa. Lomakkeet säilytetään lukitussa arkistossa.

7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään vain rekisteröidyiltä itseltään.

8. Tietojen luovutus ja siirtäminen
Tilastoinnissa luovutetaan ikäryhmätietoja rahoittajille, mutta ei yksittäisen jäsenen
tietoja. (Esim. STEAn vuosiraportissa voidaan ilmoittaa, montako 18-30-vuotiasta jäsentä klubitalolla on, mutta ei sitä, ketä he ovat.) Tutkimuskäyttöön tietoja voidaan luovuttaa vain rekisteröityjen suostumuksella. Turvallisuudesta vastaaville viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada tietoja (poliisi, pelastuslaitos), voidaan antaa tietoja, jos jäsenen tai klubitalon turvallisuus sitä edellyttää. Tietoja ei siirretä EU/ETA-maiden ulkopuolelle.
Laskutuksen yhteydessä maksajakunnille ilmoitetaan jäsenen nimi, kotikunta ja syntymäaika.

9. Tietojen suojaus
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja käsiteltävät tiedot suojataan
asianmukaisesti. Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti, ja kaikkia henkilötietojen käsittelijöitä sitoo salassapitovelvollisuus. Hiiden alueen Klubitalot ry:n jäsenluettelo säilytetään kansiossa lukitussa kaapissa Lohjan Klubitalolla. Lohjan Klubitalon jäsenestä kirjoitettu jäsenlomake ja jäsenluettelo säilytetään samassa paikassa. Klubitalon jäsenten osoitetarrat säilytetään kahdella tietokoneella salasanalla suojatussa tiedostossa. Klubitalon jäsenten puhelinnumerot säilytetään paitsi jäsenluettelossa, myös klubitalon puhelimessa. Näihin tietoihin on pääsy vain klubitalon palkatulla henkilökunnalla.

10. Tietojen käsittelyn kesto
Tiedot säilytetään jäsenyyden ajan. Kun jäsen eroaa yhdistyksestä tai klubitalon jäsenyydestä, hänen tietonsa hävitetään. Nimi poistetaan jäsenluettelosta ja jäsenlomake hävitetään silppurilla. Laskutukseen liittyviä tietoja säilytetään
kirjanpitolain edellyttämät kuusi vuotta.

11. Tietojen käsittelijät
Tietoja eivät käsittele muut kuin rekisterinpitäjän palkatut työntekijät.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Tietojen käsittely ei sisällä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

13. Rekisteröityjen oikeudet
Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva: Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja.
Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.
Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.

14. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää sähköpostilla,
puhelimitse tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle. Voimme luovuttaa rekisteristä henkilötietoja ainoastaan rekisteröidyille, joiden henkilöllisyydestä voimme varmistua.

15. Muutokset tietosuojaselosteessa
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen
päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten laittamalla sivuillemme tai facebook-ryhmäämme asiasta ilmoituksen.
Päivitetty 17.9.2020

Henkilöstörekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä
Hiiden alueen Klubitalot ry
Kivenkatu 8, 08150 Lohja p. 0400 274683 klubitalo@lohjanklubitalo.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Mette Aatinen
p. 0400 274683 mette.aatinen@lohjanklubitalo.fi

3. Rekisterin nimi
Hiiden alueen Klubitalot ry:n henkilöstörekisteri

4. Rekisteröidyt
Rekisteröityjä ovat sellaiset henkilöt, joilla on Hiiden alueen Klubitalot
ry:hyn asiallinen yhteys työntekijänä (tai entisenä), harjoittelijana tai toimeksiannosta työtä tekevänä tai muussa vastaavassa asemassa olevia henkilöitä.

5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus
Rekisteröityjen henkilötietojen, mukaan lukien terveystietojen, käsittely
perustuu lainsäädännöllisten velvoitteidemme täyttämiseen työnantajana sekä työntekijän ja työnantajan välisen palvelussuhdetta koskevan sopimuksen täytäntöönpanoon (esim. työsopimus).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työntekijöiden henkilö- ja
muiden työsuhdetietojen ajantasainen hallinta oikeuksiemme ja velvoitteidemme hoitamiseksi työnantajana. Henkilötietojen käsittelyn seurauksena voimme ylläpitää työsuhteita ja muita vastaavia suhteita, eikä henkilötietojen käsittelyllä ole rekisteröityihin muita vaikutuksia.
Henkilötunnuksen käsittely perustuu työ- ja palvelussuhteisiin liittyvien
velvollisuuksien ja etuuksien hoitamiseen. Ammattiliittoon kuulumista koskevan tiedon käsittelyperuste on työehtosopimuksen mukainen työntekijän valtuutus tai nimenomainen suostumus vähentää ammattiliiton jäsenmaksu työntekijän palkasta.

6. Käsiteltävät henkilötiedot
Käsittelemme rekisteröidyistä seuraavia tietoja: työntekijän nimi ja henkilötunnustyöntekijän yhteystiedot: puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoitekuvat työntekijästätyösuhteeseen ja -sopimukseen liittyvät tiedottyövuorotiedotpalkan ja palkkioiden maksuun liittyvät tiedotkokemus- ja koulutustiedottyöntekijästä työntekijän omalla suostumuksella tehdyt mahdolliset soveltuvuusarviottyöntekijän ilmoittamat ammattiliiton jäsenyystiedot (jäsenmaksut), jatyöntekijän sairauspoissaolotiedot (lääkärintodistukset)

7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään suoraan rekisteröidyiltä itseltään, työterveyshuollosta ja
soveltuvuusarvioiden tekijöiltä.

8. Tietojen luovutus ja siirtäminen
Luovutamme tarvittavat tiedot lakisääteistä työterveyshuoltoa varten Mehiläinen
Oy:lle. Lisäksi luovutamme tietoja lakisääteisten työnantajavelvoitteiden hoitamiseksi eri viranomaisille. Muissa tapauksissa voimme luovuttaa tietoja kolmansille osapuolille vain, jos rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa tai sitä erikseen pyytää.
Tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle.

9. Tietojen suojaus
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja käsiteltävät tiedot
suojataan asianmukaisesti. Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja ja muita henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti, ja kaikkia henkilötietojen käsittelijöitä sitoo salassapitovelvollisuus.
Käytämme seuraavia suojatoimia henkilötietojen käsittelyn turvallisuuden
varmistamiseksi:
Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät ja työnantajan edustajat sekä sopimuksella valtuutetut henkilötietojen käsittelijät.Henkilötietojen käsittelyyn oikeutettu henkilökunta on ohjeistettu toimimaan oikein tietosuoja-asioissa.Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa kaapeissa suojattuna kaikenlaiselta tuhoutumiselta.Digitaalisesta aineistosta otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.

10. Tietojen käsittelyn kesto
Pääasiassa rekisteröityjen tietoja säilytetään työsuhteen ajan ja
työsuhteen päättymisestä vielä kaksi vuotta eteenpäin (irtisanomisiin ja työsuhteeseen liittyvien epäselvyyksien kanneaika).
Työtodistuksia, työsuhteen päättymistietoja ja työsopimuksia säilytetään 10
vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen, jolloin työntekijällä on lakiperustainen oikeus vaatia työnantajalta työtodistusta.
Ennakkoperintälain mukaisesti palkkakirjanpito säilytetään 10 vuotta
tilikauden päättymisestä noudattaen muuten mitä kirjanpitolaissa säädetään kirjanpitoaineiston säilytysajasta. Lääkärintodistusten ja terveystietojen säilyttämisaika on enintään kaksi vuotta tietosuojavaltuutetun ohjeen mukaan. Ennakkoperintälain mukaisesti palkkakirjanpitoon sisältyvät poissaolotiedot säilytetään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Kirjanpitoaineisto säilytetään lukitussa arkistossa.

11. Tietojen käsittelijät
Tietojen käsittelijöitä ovat Hiiden alueen Klubitalot ry:n henkilöstö- ja
taloushallinnosta, tietosuojasta, esimiestyöstä sekä muiden työnantajavelvoitteiden hoitamisesta vastaavat henkilöt. Henkilötietojen käsittelijöitä ovat myös Hiiden alueen Klubitalot ry:n palkanlaskennasta ja taloushallinnosta vastaava Tilitoimisto Memeri Oy.
Saatamme lisäksi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain jollekin
muulle kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja määräystemme mukaisesti sekä muutoin asianmukaisesti.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Henkilötietojen käsittely ei sisällä profilointia tai automaattista
päätöksentekoa.

13. Rekisteröityjen oikeudet
Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva
Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä. Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.

14. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta ja rekisteriä koskevat yhteydenotot ja tietopyynnöt
tulee esittää henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle. Voimme luovuttaa rekisteristä henkilötietoja ainoastaan rekisteröidyille, joiden henkilöllisyydestä voimme varmistua.

15. Muutokset tietosuojaselosteessa
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen
päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen.
Päivitetty 17.9.2020